효율적인 조직 문화 개선을 위해 회의 및 보고 문화의 싹을 틔우다

한 설문조사에 따르면 직장인들의 하루 업무 중 회의와 보고가 차지하는 비율이 40%가 넘는다고 합니다. 중요한 것은 직장인의 머릿속에는 업무의 많은 부분을 차지하는 회의나 보고에 대한 부정적인 생각이 자리한다는 것입니다. SK하이닉스는 구성원들이 공유하고 있는 문제의식에 변화를 주며 조직문화를 진화시켰습니다. 기업문화본부 HR실에서 지루한 회의나 비효율적인 보고 문화를 개선해 화제가 되고 있는 것인데요. 지금부터 효율적인 조직 문화를 전파한 이들의 이야기를 들어보도록 하겠습니다.

행복한 기업문화를 이끌어가다

‘회의’나 ‘보고’라는 말을 들으면 어떤 생각이 떠오르시나요? 대부분의 직장인들은 한숨을 쉬거나 푸념을 하는 등 부정적인 반응을 보일 텐데요. 이는 단순히 귀찮음 때문만은 아닐 겁니다. 오랜 경험을 통해 두 가지 모두 비생산적인 업무라는 판단을 하기 때문이겠지요. 하지만 집단지성이 생산적인 회의와 효율적인 보고를 통해 새로운 아이디어를 도출하는 경우도 많습니다.

어떻게 하면 좀 더 효율적으로 회의나 보고를 할 수 있을까요? SK하이닉스의 기업문화본부 HR실은 이 의문을 바탕으로 조직문화를 긍정적으로 변화시킬 수 있는 방법을 찾기 시작했습니다. 이를 위해 김영섭 책임과 김희영 선임은 많은 노력을 기울였는데요. 김영섭 책임은 “기업문화본부 내에 있는 HR실팀은 ‘기업의 가치를 추구하기 위해 한 방향으로 나아가며, 기업 특성에 맞게 분위기를 조성’하기 위해 힘쓰고 있습니다”라면서 업무를 정의했습니다. 바톤을 이어 받은 김희영 선임은 “SK하이닉스가 추구하는 것은 구성원들의 행복이에요. 따라서 구성원들이 보다 나은 행복을 위해 어떻게 하면 좋을지를 고민하는 부서가 바로 기업문화본부 HR실이에요.”라며 환한 웃음으로 대답을 이어나갔습니다.

지속적인 노력으로 관행을 깨고 실행에 옮기다

“효율적인 회의 문화는 어떤 것일까요?”라는 질문에 김영섭 책임과 김희영 선임은 “결과값이 도출되는 회의”라고 입을 모았습니다. 더불어 회의에 꼭 필요한 인원만 참석하는 것도 중요하다고 덧붙였는데요. 기존 SK하이닉스의 회의•보고 문화는 어떤 모습이었을까요? 이들은 비효율적인 회의•보고 문화에 대해 할 이야기가 많아 보였습니다. “SK하이닉스의 기존 회의•보고 문화는 부문별로 각양각색이었어요. 회의를 위한 회의 자료나 보고서 작성에 지친 구성원들이 먼저 기업 문화를 개선했으면 하는 목소리를 높였습니다.”

이에 기업문화본부 HR실에서는 개선의 의지로 화답했습니다. 먼저 ‘Culture Survey’를 통해 구성원들의 요구사항을 경청하는 데 집중했습니다. 대다수는 회의 횟수를 줄여달라거나, 단순 정보 공유를 위한 회의는 지양하자는 의견을 내놓았는데요. 사전 회의자료가 배포 되지 않은 경우에는 회의 참석을 하더라도 논의가 아닌 자료숙지만 하게 되니 회의자료를 미리 배포해달라는 의견도 있었습니다. 이 외에도 잦은 회의로 인해 작성되는 회의 자료가 업무 몰입을 방해한다는 등 구성원들의 다양한 목소리가 나왔습니다. 이를 바탕으로 기업문화본부 HR실에서는 올바른 회의 문화 정착을 위해 힘쓰기로 한 것이지요.

회의•보고 문화를 개선하기 위해 총 7가지 아이템을 선정했다는 김영섭 책임과 김희영 선임은 마치 탁구공을 가볍게 톡탁톡탁 주고 받는 듯 이야기를 이끌어나갔습니다. 김영섭 책임이 실행 아이템이라는 공을 보내면 김희영 선임은 개선효과라는 공으로 받아 치며 인터뷰를 주도했습니다. “첫 번째 아이템은 ‘회의 참석여부에 대한 가이드라인을 제시하자’였어요. 꼭 필요한 사람만 지정해서 참석해야 결과 도출이 효율적이기 때문이죠. 그 다음으로는 사전 회의 내용을 공유하기 위해 회의예약 시스템을 개선했습니다.” 김희영 선임은 자세한 설명을 덧붙였습니다. “회의실을 예약하기 위해서는 사전에 회의 Agenda를 첨부해야 합니다. 필요인원과 소요시간을 예상하여 입력하면 참석자들의 비용이 구체적인 액수로 표기되기 때문에 ‘회의는 곧 비용’이라는 인식을 구성원들에게 심어줄 수 있어요.”

세 번째는 무엇이었을까요? 바로 회의실 시간관리 타이머를 적용한 것인데요. 기존에 사용하던 모래시계를 온라인으로 확인할 수 있도록 했습니다. 네 번째는 전사적으로 회의를 줄이기 위해 추진했습니다. 특히 직원들이 가장 좋아하는 개선 아이템이었다고 강조한 김희영 선임은 흐뭇한 미소를 지으며 말을 이어나갔습니다. “조직 별 본부장 이상 주관회의체 현황을 조사했습니다. 그 후에 경영층 정기 회의체를 30% 절감하자고 합의한 뒤 회의 줄이기에 주력했어요. 회의가 줄다 보니 회의를 위한 보고서의 양도 자연스럽게 줄었습니다.” 다섯 번째로는 보고방식의 간결화로 페이퍼 보고를 지양하고 메일이나 구두보고를 활용했습니다. Paper Work을 줄이기 위해 되도록 One Page 리포트를 쓰고 그렇지 않을 경우 최대 3 Page를 넘지 말라는 가이드라인도 제시했습니다.

여섯 번째는 회의 보고문화 개선에 대한 캠페인입니다. 회의실 내 회의 문화 개선을 위한 포스터를 부착하고 사내인트라넷과 사내방송을 통해 Good Meeting or Bad Meeting 안내, 효율적인 회의를 위한 Check 123, 업무효율을 높이는 보고 문화인 Simple, Speedy, Smart를 강조해 언제 어디서나 숙지할 수 있도록 한 것이지요. 마지막으로 리더의 마인드 변화에 주목하고 리더들이 솔선수범할 수 있는 분위기 조성을 위해 애썼습니다. 김영섭 책임은 회의문화가 개선되려면 무엇보다 리더의 역할이 중요하다고 강조했습니다. “회의를 줄이고 보고를 간결하게 하라는 메시지를 실행하는 이들은 리더들이에요. 전사적으로 회의 보고 문화 개선을 위한 Ground Rule을 배포 해도 ‘보고는 페이퍼로’, ‘회의는 소통이다’라는 생각을 가지고 있는 한 아무리 좋은 개선 아이템들을 제시해도 변화되기 않기 때문이죠. 리더의 마인드 변화가 제일 중요합니다.”

회의 보고 문화 개선이 가져온 변화의 바람

기업문화본부 HR실에서 일으킨 변화의 바람을 직원들이 체감하고 있느냐는 질문에 김영섭 책임과 김희영 선임이 엄지손가락을 치켜 올렸습니다. “노력의 결과는 2016년 Culture Survey로 나타났어요. 구성원들의 70% 이상이 회의•보고가 나아지고 있다는 긍정적인 평가를 내놓았거든요.” 김희영 선임의 목소리에 이어 김영섭 책임은 “회의가 줄어드니 자료 만드는 시간이 줄었고, 꼭 필요한 사람만 참석하는 회의문화로 개선되어 공유성 회의가 사라지면서 업무에 집중할 수 있는 시간도 늘었어요.”라고 이야기를 이어 갔습니다.

더불어 보고라인이 줄고 보고형태도 사안에 따라 다양화되면서 의사결정 또한 빨라졌습니다. 그로 인해 업무의 추진력과 효율성이 날로 높아간다는 구성원들의 긍정적인 피드백도 들려왔지요. 김희영 선임은 “회의•보고 문화 개선을 위해 부문별로 경쟁이 붙기도 했어요. 회의 횟수 30% 절감이 목표였는데, 감사하게도 40%를 줄인 부문도 있었으니까요”라면서 개선을 위해 노력하는 구성원들에게 고마움을 드러냈습니다.

회의 예약시스템과 시간관리 타이머도 큰 도움이 되었습니다. 시간을 정해놓고 회의를 하다 보니 회의 참가자들 간에 불필요한 이야기가 줄고, 결론 도출도 빨라졌기 때문입니다. “회의•보고 문화 개선으로 가장 좋은 것은 집중할 수 있는 업무 시간이 늘었다는 점입니다. 그로 인해 빨라진 퇴근과 주말의 여유로움을 느낄 수 있다는 목소리를 들었을 때가 가장 좋았어요.” 이런 이야기를 들을 때 보람을 느낀다는 김영섭 책임. 조직문화가 긍정적으로 개선되면서 구성원 각자의 삶도 더욱 행복해지는 결과를 가져왔습니다. 김영섭 책임은 시간관리 타이머에 대한 아쉬움을 드러내기도 했는데요. 정해진 시간으로 인해 급하게 마무리하거나, 카운트되는 시간으로 인한 조바심이 회의 몰입을 방해하기도 하기 때문입니다.

김희영 선임 또한 “아직 개선할 부분도 있지만, 구성원들에게 작은 행복을 선사한 것 같아 일한 보람을 느낍니다”라며 앞으로도 더욱 노력하겠다는 의지를 보여주었습니다. 김희영 선임의 말처럼 현재 운영중인 회의•보고 문화의 효율성을 높이기 위한 노력은 지속적으로 필요할 텐데요. 이들은 향후 회의 예약시스템과 시간관리 타이머와 같은 시스템들은 구성원들의 니즈에 맞춰 개선하고, 꾸준한 모니터링으로 회의 보고 문화 개선 사업을 지속적이고 일관성 있게 전파 확산하겠다는 이야기를 전했습니다.

SK하이닉스 기업문화의 미래를 그리다

회의•보고 문화를 개선하기 위해 김영섭 책임과 김희영 선임은 오늘도 고군분투 중입니다. 김영섭 책임은 “보고 가이드북을 만들고 싶다”면서 앞으로의 계획에 대해 이야기를 이어 나갔습니다. “어느 기업이나 회의•보고 문화는 대동소이합니다. 앞으로도 기업문화본부 HR실은 꾸준한 관리와 지속적인 모니터링으로 구성원들이 회의로 인해 업무 시간을 뺏긴다는 생각을 가지지 않도록 할 예정입니다. 또한 비효율적인 부분을 점차 줄여나갈 수 있도록 리더의 마인드를 개선할 수 있는 방안들을 연구 중에 있습니다.” 김희영 선임은 “CEO의 경영관과 기업의 목표를 위해 구성원들과 리더들이 행복을 향해 한마음 한 뜻으로 굴러가도록 노력하겠다”고 포부를 밝혔습니다.

국내 기업들의 조직문화 혁신 열풍이 거세게 불고 있는 지금! 이들은 SK하이닉스만의 유연하고 열린 조직을 만들기 위해 어떤 노력을 하고 있을까요? “구성원들이 자발적으로 몰입해서 일할 수 있는 환경을 만들기 위해 매일 고민합니다. 기업문화본부 HR실 모두 구성원들의 목소리에 귀를 기울이면서 열린 마음으로 일하고 있어요.”라는 말을 하는 김희영 선임은 또박또박 힘을 주면서 대답을 했습니다. 김영섭 책임도 고심하면서 답변을 이어나갔습니다. “열린 조직과 창의적인 조직을 위해 꼭 필요한 것은 구성원들의 휴식을 통한 재충전이라고 생각해요. 이 때문에 기업문화본부에서는 불필요한 업무를 최소화하고, 즐기며 일할 수 있는 방법들을 찾으려 애쓰고 있습니다.”

김영섭 책임의 말이 끝나자마자 김희영 선임이 SK하이닉스 블로그 독자들에게 전하고 싶은 이야기가 있다면서 말을 했습니다. “마지막으로 하나만 덧붙일게요. 요즘 많은 직장인들이 점점 웃음을 잃어가고 있는 것 같아요. ‘웃으면 복이 온다’는 말처럼 기업 내에 웃음 문화를 만드는 것이 필요하다고 생각합니다. SK하이닉스가 웃으며 일하는 기업을 대표할 수 있도록 더욱 열심히 노력하겠습니다.”

회의•보고 문화의 변화라는 싹을 틔운 SK하이닉스는 꾸준한 ‘노력’과 ‘개선’이라는 양분을 먹으며 성장하고 있습니다. 이런 노력을 통해 구성원들이 행복하게 일할 수 있는 기업문화가 회사 내에 단단하게 뿌리를 내릴 것으로 기대되는데요. 앞으로도 김영섭 책임과 김희영 선임의 활력 넘치는 에너지 바이러스가 전사적으로 퍼져 웃음이 많고 행복이 넘치는 SK하이닉스가 되길 바랍니다.